二、何謂個人資料？什麼是「個人資料檔案」？公務機關蒐集、處理或利用個人資料，個別意涵為何？那些事項要明確告知當事人？（25 分）
我國所保障的個人資料包括自然人之姓名、出生年月日、身分證號、號碼、指紋、家庭、教育、職業、病歷、醫療、基因、性生活、健康檢查、犯罪前科、聯絡方式、財務情況等可以直接或間接識別該人的資料。上述個人資料皆屬於個人資料保護法的範圍，在蒐集、利用上皆須得到使用者的允許，而且僅限於特定用途。而個人資料檔案則是指依系統建立而得以自動化機器或其他非自動化方式檢索、整理之個人資料之集合。
如果公務機關想要蒐集、處理、利用個人資料，依其用途不同而有不同的規定，依照個資法，蒐集是指以任何方式取得個人資料，處理則是為建立或利用個人資料檔案所為資料之紀錄、輸入、儲存、編輯、更正、複製、檢索、刪除、輸出、連結或內部傳送，利用的定義則為將蒐集之個人資料為上述處理方式以外的使用。
按照同途不同，個資法有不同的規範，以蒐集或處理來說，公務機關應該要有特定目的才能蒐集或處理個資，且目的需要符合三項條件，分別為執行法定職務必要範圍內、經當事人同意、對當事人權益無侵害。
但在規定公務機關利用個資方面，其規定與蒐集、處理有一點不一樣，政府利用人民的個人資料要分為特定目的內利用或特定目的外利用，特定目的內就是按照當時蒐集的時候告知的目的來使用個資，這點與蒐集、處理的規定類似，而特定目的外利用則是一些比較特別的情況，像是為了國家安全或公共利益利用個資、免除當事人之生命或財產上的危險、防止他人權益受害、公務或學術機構為了研究而利用。
不論是蒐集、處理、利用，在取得個人資料時，公務機關皆有告知的義務，包括（1）公務機關名稱、（2）蒐集的目的、（3）所蒐集的個人資料類別，最重要的是要告知（4）公務機關利用資料的期間、地區、對象及方式，為了保護當事人，蒐集的同意書上也要告知（5）當事人在個資法上有什麼樣的權利，以及如果當事人不提供個資，（6）權益會受到什麼樣的影響。
不過也有特別的情況，個資非由當事人提供時，可能是當事人的父母、子女提供個資，那公務機關還是需要盡到告知的責任，跟上述的第一到第五項一樣，但第六點就不一定要告知了。