Two businessmen talking outdoors
Two businessmen talking outdoors while taking coffee break

溝通可以說是公關決策執行的核心。當公關企劃案準備妥當時,公關人員就展開溝通工作,在執行時,公關人員必須特別注意溝通形式與溝通內容,這也意味著事先作妥當的溝通策略之規劃是很重要的。美國公關協會主席Patrick Jackson認為,在準備任何溝通材料之前,公關人員應該先問自己以下的問題:

  1. 對資訊的傳遞者與接收者而言,傳播的內容是否合適?
  2. 傳播的內容是否有意義?與主題是否相契合?是否符合訊息接收者的興趣?
  3. 所傳遞的資訊是否容易記憶?是否採取淺顯的比喻,或是有視覺效果輔助,以方便解讀?
  4. 所傳遞的資訊是否文字淺顯,容易瞭解?
  5. 所傳遞的資訊是否可信度?閱聽人是否相信發言人的話?資訊中是否有對討論話題採取專業性的立場發言,以博取大眾的信賴?

公共關係與溝通理論

公關人員其實就像一名研究者一樣,他在工作的過程中,發現有趣的問題。當一名公關人員在撰寫一份公關企劃案時,他其實就是在做有系統的研究,搜集各種資料,為客戶解答問題。

Laswell的模式

Laswell提出「誰 – 說什麼 – 透過什麼管道 – 傳播給誰 – 產生什麼效果」,將溝通過程分為五個重要的分析單位,我們可以將這五個分析單位與公關實務工作聯結起來。

分析單位相對應的公關實務工作
發言人、撰寫新聞稿或聲明者、企業主管、公關部門經理
說什麼各種公關訊息,包括宣傳文字、新聞稿、公益廣告、海報、公司簡介等
透過什麼管道大眾媒體、人際溝通、其他溝通管道
傳播給誰目標對象
產生什麼效果評估公關工作之成效

Laswell模式被實際應用與檢證的過程,我們可以做成摘要如下:

  1. 溝通對象所接觸的資訊是經過過濾的:公關人員在傳遞資訊的過程之功,必須理解媒體篩選、過濾資訊的過程與考量因素有哪些,並依據這些因蘇,設計最符合媒體與溝通對象需求的資訊。
  2. 社會中的菁英分子可以在媒體界定議題,影響閱聽人對於該議題的認知:公關人員在舉辦活動時,選擇活動代言人是很重要的。這裡牽涉到代言人的知名度、可信度與其特質魅力對於資訊傳遞效果的影響。
  3. 透過媒體建構的事件並不必然絕對客觀,甚至可能與實際發生的事件有距離:有時候,媒體透過消息來源的協助,報導特定的議題,使他們進入公共場域(Public domain),引導話題炒作,又使閱聽人以特定的觀點來看待問題。因為大部份的閱聽眾對於媒介建構的議題並沒有直接的經驗,因此他們所發揮的影響力,特別是在輿論形成方面,也就十分強大。
  4. 在訊息傳遞的過程中,訊息接收者的回饋可以影響系統中不同角色彼此之間關聯性的變化:如同前面所述,公關人員在傳遞資訊的過程中,必須理解訊息接手者對於訊息的興趣與需求,從而設計出成功的訊息,而在實際傳播的過程,持續地針對回饋來修正訊息,也十分重要。

Laswell的模式的缺點

在Laswell的溝通模式中,資訊的傳遞者與接收者扮演何種角色?雙方如何彼此互動?兩者之間是否有資訊交換的可能性?Laswell的模式並未說明。